Data Supplier

Pendaftaran Supplier

Pendaftaran supplier mengacu pada PER-58/PB/2013 yang mengatur tentang supplier dan kontrak, dimana terdapat elemen-element yang pokok (mandatory) yang harus terinput dengan benar, sehingga apabila tidak sesuai akan tertolak oleh sistem SPAN. Yang perlu diperhatikan adalah untuk pendaftaran supplier tipe 3 dan 6, nama pegawai/penerima, NIP dan NPWP pegawai/penerima, tidak dilakukan validasi sehingga apabila nama dan nomor rekeking sama, tidak ditemukan perbedaan, akan tetapi perbedaan tersebut akan muncul saat validasi tagihan/PMRT.

Pendaftaran supplier ke SPAN dilakukan secara otomatis pada saat Satker menyampaikan ADK SPM atau ADK Kontrak ke KPPN. Selanjutnya KPPN akan melakukan validasi atas data supplier tersebut. Berdasarkan hasil validasi, KPPN melakukan:

·         Persetujuan dan menerbitkan Laporan Pendaftaran Supplier yang memuat NRS (Nomor Register Supplier) apabila data supplier telah memenuhi ketentuan validasi; atau

·         Penolakan dan menerbitkan Laporan Penolakan Informasi Supplier apabila data supplier tidak memenuhi ketentuan validasi.

Laporan Pendaftaran Supplier dan Laporan Penolakan Informasi Supplier akan dikirimkan secara otomatis oleh SPAN ke alamat e-mail yang dicantumkan pada data supplier yang didaftarkan. Oleh karena itu pastikan alamat e-mail yang direkam pada Referensi Supplier di Aplikasi SAS adalah benar. Laporan Pendaftaran Supplier wajib dilampirkan pada saat pengajuan SPM ke KPPN oleh satker.

A. Perubahan Data Supplier

Data supplier yang sudah terdaftar pada SPAN dapat diubah dengan cara mengajukan Surat Permintaan Perubahan Data Supplier sesuai dengan Format Lampiran VII, dengan melampirkan:

·         Fotokopi/Scan Surat Keterangan Domisili Perusahaan/Akta Pendirian Badan Usaha;

·         Fotokopi/Scan Rekening Koran Bank;

·         Fotokopi/Scan NPWP untuk perubahan NPWP

Perubahan data supplier yang diajukan ke KPPN dilakukan dengan dua mekanisme yang berbeda, tergantung dari elemen data yang diubah :

1.    Perubahan data dengan cara mendaftarkan kembali supplier dengan elemen data yang sudah benar ke KPPN (menggunakan SPM Dummy) dan menonaktifkan supplier lama;

2.    Perubahan data dengan user khusus pada KPPN berdasarkan surat permohonan perubahan data supplier (tanpa SPM Dummy atau tanpa pendaftaran supplier kembali).

B. Penonaktifan Supplier

Penonaktifan data supplier dilakukan apabila terdapat kesalahan data supplier yang mengharuskan penonaktifan data supplier atau terdapat informasi rekening pegawai yang tidak lagi digunakan untuk pembayaran, misalnya ganti nomor rekening atau mutasi jabatan. Penonaktifan data supplier dilakukan berdasarkan surat permintaan penonaktifan data supplier dari satker atau dari laporan audit supplier yang dihasilkan oleh sistem aplikasi SPAN.

Surat permintaan penonaktifan data supplier yang disampaikan Satker meliputi :

·         Surat permintaan penonaktifan data supplier tipe pegawai; atau

·         Selain tipe pegawai.

Surat permintaan penonaktifan data supplier dibuat sesuai format Lampiran XI (Tipe 3 Pegawai) dan Lampiran XIII (Selain Tipe 3 Pegawai).

Atas dasar surat permohonan Satker, KPPN akan melakukan validasi atas kesesuaian surat permintaan penonaktifan dengan data supplier yang telah tercatat pada SPAN. Berdasarkan hasil validasi, KPPN akan menonaktifkan data supplier jika sudah benar atau melakukan penolakan penonaktifan data supplier dan menyampaikan Laporan Informasi Supplier yang telah dinonaktifkan kepada Satker.

C. Penggabungan Data Supplier

Penggabungan Data Supplier atau Merge Supplier dilakukan apabila terdapat duplikasi pada pencatatan informasi pokok supplier yang telah dilakukan pembayaran. Jika belum ada pembayaran, cukup dilakukan penonaktifan supplier saja. Penggabungan data supplier dilakukan atas dasar permintaan dari Satker yang disampaikan ke KPPN menggunakan format Lampiran XIV.

Contoh :

·         CV. Angin Ribut (dengan titik), NRS : 111123, telah dibayarkan Uang Muka atas kontrak nomor : 00001 ke rekening Bank Mandiri.

·         CV Angin Ribut (tanpa titik), NRS : 123543, telah dibayarkan Uang Muka atas kontrak nomor : 00002 ke rekening Bank Mandiri.

Atas duplikasi tersebut, Satker harus melakukan penggabungan data supplier ke data yang dianggap paling benar. Tanpa titik atau dengan titik.Setelah penggabungan data supplier, KPPN akan menyampaikan laporan penggabungan supplier kepada satker seusai format Lampiran XV.

Secara umum penolakan terhadap pendaftaran Supplier terdiri atas :

  1. Perbedaan Nama rekening/nama Pemilik dengan nama rekening pada SPAN
  2. Informasi yang sudah terdaftar pada SPAN (diabaikan dan tagihan/kontrak dapat diproses)
  3. Terdapat status dalam proses untuk rekening/supplier yang sama
  4. Penolakan karena terisinya kode IBAN dan SWIFT untuk bank dalam negeri
  5. Type supplier salah
  6. Alamat 1 Kosong
  7. ADK sudah tidak asli, dst.

Berikut contoh penolakan Supplier yang terjadi pada KPPN beserta solusinya.

 

NO URAIAN PERMASALAHAN INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSI PENYELESAIAN
1 Nama   Pemilik     Rekening (PT.  PLN (PERSERO) AREA LENTENG AGUNG) dan (PT PLN (PERSERO)) harus   sama.AtauNama   Pemilik Rekening (PT.TELEKOMUNIKASI INDONESIA TBK) dan (PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA, TBK) harus sama. Terdapat perbedaan nama rekening pada SPM dan SPAN (posisi sebelah kanan, adalah data SPAN) Satker membuat surat perubahan   supplier     sesuai PER-58/PB/2013.apabila data yang benar data SPAN, maka satker harus menyamakan.
2 Terdapat data   dengan status dalam proses, yang   memiliki informasi yang sama Terdapat   supplier     atau rekening   dalam   Proses yang belum disetujui oleh otorisator/Kasi PD Selesaikan dulu pendaftaran supplier   yang     sebelumnya sampai   disetujui     kasi   PD, apabila pendaftaran   ada di KPPN lain, agar dilaporkan ke TP, atau konfirmasi ke KPPN ybs supaya dibatalkan
3 Informasi rekening sudah terdaftar Supplier yang didaftarkan memiliki   rekening yang sudah terdaftar di SPAN dan KPPN ybs Penolakan diabaikan, lanjutkan untuk proses upload tagihan/kontrak
4 Kode KPP (NPWP digit 10-12) tidak ditemukan dalam referensi Salah input kode KPP Satker memperbaiki SPM/kontraknya, sesuaikan kode KPP dengan NPWPnya
5 Alamat1 kosong Penolakan ini ditemukan pada supplier tipe 6 dan 3 Perbaiki pada SPM terlampirnya dengan menginput alamat pada field, alamat penerima dan maksimal 50 karakter
6 Alamat1   maksimal   terdiri   dari  50 karakter Kasus sama dengan poin 4,   tetapi alamat   input lebih dari 50 karakter Perbaiki pada SPM terlampirnya dengan menginput alamat pada field, alamat penerima dan maksimal 50 karakter
7 Data/isian tidak valid Elemen-elemen mandatory (informasi header, lokasi dan   bank)   ada yang belum lengkap Input data pada header, lokasi dan bank dengan benar, termasuk data terlampir
8 Nomor Rekening kosong Biasanya untuk tipe supplier 1, 2, dan 3, nama rekening diisi   terlampir, sedangkan nomor rekening dikosongkan Perbaiki pada perekaman supplier, informasi bank, rekening diisi dengan nomor rekening/ terlampir (tipe 3, 6, 5)
9 Data Kosong/Data Tidak Lengkap Pada file BCSR tidak ada record/datanya, yang ada hanya informasi header tabel, penyebabnya supplier yg terdaftar dihapus, tetapi   telah dibuatkan kontrak/ SPMnya SPM atau data kontrak diubah/perbaiki, pilih ulang data suppliernya
10 Nama Cabang Bank kosong Pesan ini muncul pada pada tipe supplier 6 dan 3 karena        pada daftar terlampir, kode negara asal bank tidak diisi (harusnya “ID”) SPM diperbaiki dengan mengisikan kode “ID”
11 NIP tidak boleh terisi. Pada type supplier 6, NIP harus kosong Pada SPM terlampir, NIP dikosongkan
12 ADK sudah tidak asli Pada perekaman Supllier, satker menggunkan ASCII code, seperti tanda “ ` ”, @, dll, lihat di www.asciicode.com Perbaiki supplier (baik di header   maupun  terlampir).
13 IBAN Validation Failed Field kode IBAN/SWIFT terisi pada type 3 dan 6 Perbaiki SPM terlampir dengan kosongkan kode IBAN
dan SWIFT, hanya untuk bank LN
14 Duplikasi supplier site tidak diijinkan. Ada kesalahan validasi sistem SPAN Ajukan ulang SPM/kontrak tsb
15 Kode negara asal bank kosong Kasus seperti poin 10 Kasus seperti poin 10
16 Data Tidak Benar (harap update referensi bank pada aplikasi spm versi terakhir) Ada perubahan nama bank SPAN (biasanya Bank UOBI menjadi Bank
UOBI Indonesia)
Update referensi aplikasi SPM khusus bank SPAN
17 Terdaftar dobel entry dan tidak konsisten dalam   pendaftaran supplier atau Duplicate rekening number Ada duplikat nomor penerima yang digunakan pada satu SPM atau 2
SPM dalam satu file ADK
Perbaiki SPM terlampirnya atau pisahkan nomor SPM per ADK bila   penerimanya sama tapi dalam 2 SPM
18 Existed Type: 3 atau Existed Type: 6, Rekening Bank   yang anda daftarkan sudah ada dalam database, namun ditemukan beberapa informasi yang berbeda. Rekening penerima telah terdaftar pada type 2, 3, atau 6 Pendaftaran supplier sesuaikan dengan tipe supplier yang telah terdaftar, lihat file BCSR untuk melihat baris penerima, kemudian keluarkan dari SPM tsb, buat SPM tersendiri, jika tidak bisa, daftarkan dengan rekening baru
19 Salah tipe suplier, Nomor Rekening kosong Penerima pada supplier adalah satker, tetapi type supplier yang dipilih kodenya 6 Perbaiki perekaman suppliernya, pastikan untuk kode satker hanya untuk type 1 dan 3 dan nomor rekening tidak boleh kosong

Ruang Lingkup Data Supplier

1
Outline Data Supplier
7 Menit

Gambaran umum isi materi Data Supplier secara keseluruhan.

2
Dasar Hukum Data Supplier
2 Menit

Beberapa ketentuan yang menjadi dasar hukum pengelolaan data supplier.

3
Definisi Data Supplier
3 Menit
4
Jenis Data Supplier
8 Menit

Beberapa tipe supplier dan kegunaan adanya pembagian tipe supplier

5
Kuis Ruang Lingkup Data Supplier
8 questions

Kuis diberikan setiap akhir sesi dalam pembahasan sub materi untuk mengevaluasi pemahaman peserta dengan ketentuan pelaksanaan sebagai berikut:

  1. Jumlah 8 soal.
  2. Durasi 8 menit.
  3. Nilai ambang batas 60%.
  4. Tidak terdapat remidial.

Pengelolaan Data Supplier

1
Pengecekan Data Supplier
10 Menit

Penjelasan tentang pengecekan data supplier pada Aplikasi OMSPAN dan import pada Aplikasi SAS.

2
Perekaman Data Supplier
7 Menit

Tata cara perekaman data supplier pada Aplikasi SAS Modul Admin secara otomatis maupun manual.

3
Perubahan Data Supplier
5 Menit

Mekanisme perubahan data supplier oleh Satker berdasarkan penyebab terjadinya

4
Penonaktifan Data Supplier
5 Menit

Penyebab dan tata cara pelaksanaan penonaktifan data supplier.

5
Penggabungan Data Supplier
5 Menit

Tata cara penggabungan data supplier (merger).

6
Kuis Pengelolaan Data Supplier
8 questions

Kuis diberikan setiap akhir sesi dalam pembahasan sub materi untuk mengevaluasi pemahaman peserta dengan ketentuan pelaksanaan sebagai berikut:

  1. Jumlah 8 soal.
  2. Durasi 8 menit.
  3. Nilai ambang batas 60%.
  4. Tidak terdapat remidial.

Dampak Kesalahan Data Supplier

1
Penolakan SPM dan Data Kontrak
5 Menit

Dampak kesalahan perekaman data supplier pada penolakan SPM

2
Retur SP2D
7 Menit

Definisi, penyebab, dan upaya pencegahan terjadinya Retur SP2D Satker.

3
Kuis Dampak Kesalahan Data Supplier
7 questions

Kuis diberikan setiap akhir sesi dalam pembahasan sub materi untuk mengevaluasi pemahaman peserta dengan ketentuan pelaksanaan sebagai berikut:

  1. Jumlah 8 soal.
  2. Durasi 8 menit.
  3. Nilai ambang batas 60%.
  4. Tidak terdapat remidial.
Satu Satker dapat mengikutsertakan maksimal 4 (empat) peserta.
Peserta e-learning berasal dari Satker mitra kerja KPPN Tarakan. Peserta dapat berasal dari PPK, PPSPM, Bendahara, atau Operator SAI.
Satu materi e-Learning memiliki durasi penyelesaian hingga 1 minggu.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan selama pelaksanaan e-Learning:

  1. Materi e-Learning dapat diakses melalui komputer/ laptop/ tablet/ smartphone.
  2. Pastikan Petugas Satker telah login dan klik start course.
  3. Pelajari materi dengan runtut dan cermat untuk mendapatkan pemahaman yang baik.
  4. Jawab setiap pertanyaan kuis hingga lulus melewati ambang batas nilai.

Be the first to add a review.

Please, login to leave a review
Add to Wishlist
Duration: 90 Menit
Lectures: 11
Level: Beginner